Bedrijfsvoering

Het college geeft met ingang van de Jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af, ondanks dat de rechtmatigheidsverantwoording voor het verantwoordingsjaar 2023 nog niet verplicht is. De grondslag voor deze verantwoording is de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de aanvullende beoordelingscriteria die zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid en beheer (Verordening ).  

Een oordeel over de rechtmatigheid en de controle die de gemeente hierop uitvoert vindt plaats aan de hand van onderstaande criteria: 

• Voorwaardencriterium 
• Begrotingscriterium 
• Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 

De uitkomst van de rechtmatigheidscontrole conform de eisen vanuit de kadernota, is dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in beginsel niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor door de raad gestelde verantwoordingsgrens. Vervolgens vindt toetsing plaats op basis van de aanvullende beoordelingscriteria vastgelegd in de Verordening. Op basis daarvan zijn de overschrijdingen grotendeels uitlegbaar en daarmee acceptabel en is de beoordeling dat we ruimschoots binnen de verantwoordingsgrens zijn uitgekomen. 
Ten opzichte van het jaar 2022 zijn de rechtmatigheidsfouten afgenomen, met name de inkooprechtmatigheid is verbeterd. Het streven van het college is om voor het jaar 2024 de fouten te verminderen. Het college geeft bij de Tweede bestuursrapportage 2024 extra aandacht aan het tijdig aanpassen van de begroting naar de verwachte inkomsten en uitgaven om de afwijkingen bij de jaarstukken te verkleinen en daarmee de begrotingsrechtmatigheid te verbeteren.  

In deze paragraaf worden de geconstateerde fouten/onduidelijkheden boven de rapportagegrens toegelicht. De rapportagegrens met betrekking tot geconstateerde fouten/onduidelijkheden is door de raad vastgesteld op 0,500 miljoen euro (Raadsbesluit ).  

Voorwaardencriterium 

De controle is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader vastgesteld op 29 februari 2024 (Raadsbesluit ) van toepassing op het controle jaar 2023. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en door het college ter vaststelling naar de gemeenteraad gestuurd. 
Vanuit de uitgevoerde Verbijzonderde Interne Controles (VIC) zijn onderstaande onrechtmatigheden geconstateerd. 

Toelichting op de bevindingen en maatregelen ter voorkoming van soortgelijke bevindingen in de toekomst. 

Inkoop en aanbesteding 

De onrechtmatigheden bij inkopen en aanbestedingen betrof 33 contracten die zijn onder te verdelen in ‘Werken’ (3,156 miljoen, 64%) en ‘Inhuur’ (1,670 miljoen, 36%). De onrechtmatigheden hebben de volgende oorzaken: 

1. Overschrijding van de overeengekomen contractduur (3,791miljoen, 24 contracten) 

2. Overschrijding van de contractwaarde (0,848 miljoen, 8 contracten) 

3. Onterecht geen Europese aanbesteding (0,187 miljoen, 1 contract) 

Doorlopende bestellingen binnen enkele contracten blijven gedurende de contractperiode tot onrechtmatigheden leiden. Bij de onrechtmatigheden uit voorgaande jaren is een afloop al duidelijk zichtbaar.  
Maatregelen ter voorkoming van soortelijke bevindingen in de toekomst: 

• Veelal zijn nieuwe aanbestedingen gestart om de onrechtmatigheden te beëindigen.  
• Sinds 2023 wordt ieder kwartaal een interne controle op inkopen en aanbestedingen uitgevoerd om tijdig onrechtmatigheden te signaleren. Hierdoor kan op tijd worden bijgestuurd en kunnen de benodigde verbeteracties direct in gang zetten. 

In 2022 bedroeg het bedrag aan onrechtmatigheden 11,225 miljoen euro. De afname is het gevolg van toegenomen aandacht voor en naleving van de Europese aanbestedingswetgeving binnen de gehele gemeente en de afname van het aantal onrechtmatigheid voorkomend uit voorgaande jaren. 

Begrotingscriterium 

De fouten van het begrotingscriterium zijn afwijkingen op de grenzen van de baten en de lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van de exploitatie en investeringskredieten en vindt plaats op programmaniveau. Deze fouten worden getoetst aan de Utrechtse beoordelingscriteria, deze zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid en Beheer van de gemeente. De bevindingen van deze controle zijn opgenomen in de Jaarrekening 2023 bij het onderdeel Begrotingsrechtmatigheid.

Programma’s 

Van het totaal van de overschrijding op de lasten (42,736 miljoen euro) is een bedrag van 7,547 miljoen euro als niet acceptabel is aangemerkt waarvan 7,074 miljoen euro boven de rapporteringsgrens uit komt. Dit betreft een overschrijding op de lasten binnen het programma Overhead. Dit wordt veroorzaakt door extra personele lasten als gevolg van vervanging bij ziekteverzuim, organisatieontwikkelingen en aanvullende inzet op juridische dossiers. Dit is gemeld in de Tweede bestuursrapportage 2023 voor een bedrag van 2,626 miljoen euro, de resterende overschrijding (7,074 miljoen) wordt als niet acceptabel aangemerkt.

Kredieten 

Binnen het programma Openbare ruimte en groen is spraken van een overschrijding van het investeringskrediet van 2.168 miljoen euro. Dit betreft verkeersregelinstallaties en is veroorzaakt doordat er sprake is van versneld uitvoeren van werkzaamheden. 
Het krediet wordt bijgesteld bij de Eerste bestuursrapportage 2024.  

Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium 

De beoordeling is gericht op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. 
De toetsing heeft plaats gevonden binnen de verbijzonderde interne controles. Tijdens deze controles is geen misbruik en oneigenlijk gebruik geconstateerd. Voor de bijstandsuitkeringen is in beperkte mate sprake van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regeling. Deze zijn niet van materiële omvang en worden overeenkomstig onze interne richtlijnen teruggevorderd.