De uitdagingen waar we als organisatie voor staan zijn groot, óók de komende jaren. De afgelopen jaren hebben we al diverse stappen gezet: van diverse transities in de organisatieonderdelen om onze realisatiekracht te vergroten tot het implementeren van een gezamenlijke bedrijfsvoeringsagenda en het verbeteren van het proces voor financiële prioritering. Het vergroten van onze realisatiekracht en zakelijke scherpte was een belangrijke prioriteit in 2023; daarbij richtten we ons op de volgende vijf speerpunten.
Toenemende Uitdagingen
De opgaven in de stad worden steeds complexer en vragen daarmee meer ondersteuning. Ook komen er steeds meer taken bij door wet- en regelgeving. De bedrijfsvoering is minimaal georganiseerd, gericht op efficiency. Dit maakt dat we uitdagingen ondervinden in het goed ondersteunen van de opgaven. De huidige arbeidsmarkt op specialistische bedrijfsvoeringsfuncties levert de bedrijfsvoering nog een extra uitdaging op.
Sturen en verantwoorden
“Doelstellingen zijn leidend. Dit principe willen we sterker verankeren in de wijze van sturen en verantwoorden" stelt het Coalitieakkoord. In juni 2023 heeft de raad hiertoe Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus vastgesteld. De beleidscyclus zorgt voor politieke aansturing van het beleid en maakt het mogelijk om publiek verantwoording af te leggen. Deze Beleidsnota biedt kaders en richtlijnen voor het effectief inrichten van de beleidscyclus. Hij geeft houvast voor het opstellen, kaderstellen, controleren en evalueren van beleid. We onderscheiden drie typen beleidsdocumenten (visie, beleidsnota, uitvoeringsprogramma). Omdat het realiseren van inhoudelijke doelstellingen voorop staat, staat de beleidsnota centraal als instrument voor inhoudelijke en financiële kaderstelling door de raad. Vanuit hier wordt de verbinding naar de begroting gelegd. Zo zijn de beleidscyclus en de begrotingscyclus aan elkaar gekoppeld en kunnen we begroting en jaarverslag compact houden.
Kennis en informatie
Correcte, tijdige en accurate kennis en informatie zijn essentieel voor het inzicht en overzicht over de kwaliteit van onze bedrijfsvoering. In de (hierna te bespreken) Strategische Bedrijfsvoeringsagenda (SBVA) blikken wij terug in dit kader naar de ontwikkeling van een management dashboard, naar het verbeteren van ons informatiebeheer/WOO (Wet open overheid) en naar het project Klantgericht werken in Ketens.
Capaciteitsmanagement
Omdat de arbeidsmarkt de komende jaren structureel verkrapt, moeten we meer centraal grip krijgen op onze in-, door- en uitstroom van personeel. In het afgelopen jaar hebben we een aantal belangrijke stappen ondernomen om meer en beter zicht te krijgen op in-, door- en uitstroom van het personeel. Op basis waarvan we beter in staat zijn om te sturen op de beschikbaarheid van medewerkers. Zowel kwantitatief als kwalitatief. Zie 2. 'Capaciteitsmanagement' voor meer informatie.
Inclusie en diversiteit
We zijn een inclusieve organisatie voor de medewerkers en een diverse organisatie waar inwoners zich in herkennen, en we zijn maatschappelijk sensitief om te werken voor een stad voor iedereen.
In 2023 hebben we belangrijke resultaten behaald in ons streven naar een diverse en inclusieve gemeentelijke organisatie. We hebben concrete stappen genomen om inclusie en diversiteit volledig te implementeren en te verankeren binnen onze organisatie. Dit omvat onder andere de ontwikkeling van een uitvoeringsplan en het vergroten van bewustwording, evenals het bevorderen van diversiteit in instroom en doorstroom.
Standaardisatie
Met De Utrechtse Standaard (DUS) werken we aan verbetering van interne dienstverlening door standaardisatie van ondersteunende processen. In 2023 is De Utrechtse Standaard verder geïntensiveerd: er zijn nieuwe standaarden ontwikkeld en geïmplementeerd . Zo is onboarding afgerond en ook bestuurlijke advisering is gereed. Ook is gestart met een opschoning van alle corporate standaarden.