De Strategische Bedrijfsvoeringsagenda is het instrument voor gezamenlijk prioriteren, aansturen en bijsturen van ons projectportfolio bedrijfsvoering. De belangrijkste projecten in 2023 behandelen we in deze paragraaf.
1. Stakeholdermanagement, positionering en lobby
Om als regio herkenbaarder te zijn in Den Haag werken we aan gezamenlijke events en boodschappen. Zo hebben we als MRU en EBU in 2023 het Utrechtse Wielerdiner en de UtrechtDag georganiseerd in Nieuwspoort en is er in aanloop naar de formatie een gezamenlijke Metropoolregio Utrecht(MRU) en Economic Board Utrecht(EBU)-samenwerkingsagenda opgesteld op onder anderen mobiliteit, wonen, groen en energie (zie: Samenwerken aan de Metropoolregio Utrecht ). Bovendien hebben we als MRU aansluiting gezocht bij de regiopositionering 'Utrecht, Heart of Health’, waaraan de EBU richting geeft. In EBU verband hebben we een internationale economische missie ondernomen naar Kopenhagen rondom de thema’s gezondheid en mobiliteit.
2. Capaciteitsmanagement
Onder anderen de schaalsprong van de stad leidt tot verdere groei van onze organisatie. In combinatie met een structureel verkrappende arbeidsmarkt, is het belangrijk grip te hebben op in-, door- en uitstroom van ons personeel (capaciteitsmanagement). In 2023 zijn belangrijke stappen ondernomen:
- Realisatie van waardevolle en structurele inzichten door middel van HR-analytics: De inzichten ondersteunen zowel operationele als strategische besluitvorming.
- Realisatie van zicht op de vertrekredenen bij uitstroom (exit-monitoring): Door de implementatie van exit-monitoring kunnen we gericht verbetermaatregelen nemen.
- Realisatie van instrumenten en werkwijze om meer inzicht te krijgen in (toekomstige) personeelsstromen: Door de combinatie van HR-analytics en strategische personeelsplanning (SPP) trajecten, gaan we scherper zicht krijgen op wat benodigd is voor de toekomst.
Balans in personele capaciteit: intern en extern
In 2023 is de organisatie gegroeid (met 10% naar een formatie van 5.243 fte). Zowel het aantal interne medewerkers als het aantal ingehuurde medewerkers is toegenomen. Ook afgelopen jaar was bij de behoefte aan personele capaciteit het uitgangspunt dat we regulier en structureel werk uitvoeren met eigen medewerkers. Uitsluitend in situaties van ‘piek en ziek’, specialistische expertise en bij niet-invulbare vacatures wordt de benodigde capaciteit ingehuurd. De krappe arbeidsmarkt, het relatief hoge ziekteverzuim en extra taken voor de gemeentelijke organisatie maakten het ook in 2023 noodzakelijk om meer in te huren dan vooraf verwacht. Deze noodzaak heeft ertoe geleid dat in 2023 voor € 88,4 miljoen euro (16,2% van het totaal aan loon- en inhuurkosten) is ingehuurd om de benodigde capaciteit te kunnen verkrijgen. Dit betreft een overschrijding van het vastgestelde uitgaveplafond voor inhuur uit de Programmabegroting 2023 (€ 79,1 miljoen euro).
Ten aanzien van het aantal ingehuurde medewerkers in de functies t/m salarisschaal 9 is afgelopen jaar 7,7% van de betreffende formatie ingehuurd. Daarmee valt dit binnen het gestelde maximum van 10% op grond van Amendement 52A uit 2018.
Arbeidsmarkt
In 2023 hebben we de positie als aantrekkelijk werkgever weten te versterken. Met de arbeidsmarktcampagne “Utrecht heeft jou nodig” is de nieuwe werkgeverspropositie vormgegeven in alle communicatie uitingen. Daarnaast hebben we op social media en Google Ads campagnes gevoerd. Dit heeft bijgedragen aan een stijging van 32% in het aantal bezoekers op onze website (van 283.489 naar 416.897). Hiermee is de zichtbaarheid van de gemeente Utrecht als werkgever in de regio is afgelopen jaar aanzienlijk vergroot.
3. Werken 3.0
Het programma Werken 3.0 faciliteert en ondersteunt dat de organisatie en de medewerkers hybride en gezond kunnen samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe de medewerkers werken. We zorgen stapsgewijs voor meer variatie en keuze in die voorzieningen, zowel voor thuis als op kantoor: een goed ingerichte thuiswerkplek, een laptop om veilig op te kunnen werken, stilte- en videobelplekken op kantoor evenals faciliteiten om samen te werken en te vergaderen.
In 2023 zijn de volgende zaken gerealiseerd:
- Voorbereidingen voor de aanpassingen van het Stadskantoor om de verschuiving van de meer klassieke kantoorfuncties naar ontmoeten, vergaderen en samenwerken te faciliteren.
- Realisatie van een nieuwe locatie voor afdeling Erfgoed, zodat er meer ruimte beschikbaar komt voor de visie ‘Huis van de stad’ in het Stadhuis.
- Verdere invoering van nieuwe digitale samenwerkingsomgeving en applicaties op beheerde laptops
4. Klantgericht samenwerken in ketens (KiK)
Het jaar 2023 stond voor dit meerjarig programma in het teken van consolideren en gelijktijdig herijken van de aanpak. Dit om deze beweging weer terug te (kunnen) geleiden en te borgen in de staande organisatie vanaf 2024. Het inrichten van ketensturing en –samenwerking in dienstverleningsprocessen, zeker over OrganisatieOnderdeel (OO)-grenzen heen, is complex en taai. Zowel aan de business kant als aan de ICT-kant. Tenslotte zijn de afhankelijkheden en synergie met andere grote programma's, zoals Versterken Common Ground (VCG), Informatie op Orde en Continuiteit Zaakgericht Werken herijkt en formeel belegd. Aan de business kant is de sturing en samenwerking geëvalueerd en zijn verbeteracties in beeld om beter te sturen op zowel de doelstellingen van de KiK-beweging als ook binnen de geïdentificeerde ketenprocessen. Dit betreft onder ander het model van gezamenlijk sturen op basis van draagvlak plaats voor sturen via de management cyclus. De herijking van de aanpak van Kik waarin de verbeteracties vorm krijgen is gestart en zal in het eerste kwartaal 2024 opgeleverd worden.
5. Informatiebeheer op orde en Wet Open Overheid (WOO)
Het programma is in 2023 geclassificeerd als risicovol project. In 2023 hebben we interne kaders voor informatiebeheer vastgesteld en op basis daarvan is de interne cyclus van kaderstelling, uitvoering, monitoring en bijstelling verbeterd. Hierdoor hebben we de kwaliteit van informatiebeheer in 2023 beter kunnen monitoren en sturen op de verbetering ervan. Er zijn in 2023 meer informatiespecialisten aangesteld om informatie op orde te brengen, medewerkers te trainen en achterstallige archivering op te schonen. Het tempo van opschonen blijft echter nog achter bij de noodzaak. En daarmee onze bijdrage aan effectiviteit, efficiëntie, klantgerichtheid en vertrouwen in de gemeente.We hebben een haalbaarheidsonderzoek naar een digitaal bouwarchief afgerond en zijn begonnen met vormgeven van een opleiding informatievaardigheden voor alle medewerkers van de gemeente Utrecht. Er wordt een digitaal platform ontwikkeld waarop we actief informatie in het kader van de Wet open overheid (Woo) kunnen delen met de stad. Daarbij voldoen we aan de voorwaarden van de wet en het tempo van de invoering ervan. De achterstanden in het Woo-proces zijn eind 2023 teruggebracht tot het normale niveau. De externe inhuur is daarom afgebouwd tot een kleine flexibele schil.
6. Weerbare organisatie
In 2023 is veel aandacht besteed aan het thema 'ongewenst gedrag'. Met onder anderen een interne communicatiecampagne is onder de aandacht gebracht wat je als leidinggevende of medewerker kan doen in situaties waarbij je te maken krijgt met ongewenst gedrag en is bewustwording gecreëerd voor het thema. Er zijn trainingen ongewenst gedrag en morele oordeelsvorming gegeven en er zijn twee externe vertrouwenspersonen gestart (naast de reeds actieve interne vertrouwenspersonen).
Ten aanzien van de concrete integriteitsmeldingen: In 2023 zijn in de organisatie 33 signalen/meldingen van vermeende integriteitsschendingen ontvangen. Deze signalen hadden betrekking op:
- omgaan met elkaar (14)
- omgaan met spullen van de gemeente (6)
- omgaan met informatie (5)
- omgaan met belangen (4)
- omgaan met bevoegdheden (2)
- gedrag in privésfeer (2).
Ten aanzien van de afdoening:
- In 6 situaties heeft conform het ‘onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen en misstanden’ een feitenonderzoek plaatsgevonden.
- In 15 situaties is een integriteitsschending vastgesteld
- 7 situaties zijn nog niet afgerond.
In de situaties waarbij een integriteitsschending is vastgesteld heeft de organisatie waar gepast en mogelijk een maatregel getroffen richting de betrokken medewerker(s). Daarnaast heeft de organisatie in deze gevallen nader gekeken of er kwetsbaarheden/omstandigheden zijn waar verbetermaatregelen op moeten worden genomen om herhaling te voorkomen.
Over 2023 is tijdens de accountantscontrole door de eigen organisatie een mogelijke onregelmatigheid geconstateerd. De feitelijkheden en omstandigheden worden nader onderzocht.
Om de fysieke weerbaarheid van de panden te versterken zijn afgelopen jaar generieke maatregelen voor het stadskantoor ontworpen waarvan de implementatie gaat plaatsvinden in 2024. Om de bewustwording over security te vergroten zijn specifieke aspecten van fysieke beveiliging meegenomen in de e-learning Gegevensbescherming en worden security aspecten prominent behandeld in het onboarding programma.
7. Verbeteren P&C-cyclus
In de begroting 2023 heeft er een verbeterslag plaatsgevonden op de leesbaarheid. Dit is in lijn met de uniforme motie die bij de begroting 2022 unaniem door de raad is aangenomen. De programma’s in de begroting 2023 bevatten concretere doelstellingen. Er wordt compacter weergegeven wat in het begrotingsjaar uitgevoerd is. De strategische risico’s met betrekking tot de programmadoelen zijn explicieter gemaakt. Als laatste zijn in de begroting 2023 enkele paragrafen verbeterd. De verbeteringen hebben uiteraard ook zijn weerslag op de jaarrekening 2023. Volgens het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is de indeling van de begroting en de jaarstukken immers identiek.
In 2023 heeft de raad het raadsvoorstel Aanpassing beleidscyclus en programmabegroting aangenomen. Hiermee hebben we heldere kaders voor het sturen en verantwoorden, die zowel van toepassing zijn op de raad, het college als de ambtelijke organisatie. De kaders behelzen verbeteringen op vier sporen:
Standaardisatie in de beleidscyclus, zie Beleidsnota Standaard voor de beleidscyclus
- Aanpassing van de programma-indeling van de begroting 2024
- Verbeteren van de opzet begroting 2024
- Verbeteren van de meerjarenprogramma’s
De eerste drie sporen zijn in 2023 uitgevoerd. De uitwerking van het laatste spoor vindt plaats in 2024.
In 2023 zijn de voorbereidingen uitgevoerd om vanaf 2024 technische begrotingswijzigingen niet meer apart aan de raad aan te bieden maar als onderdeel van de bestuursrapportages. Ook zijn systeemafspraken voor verschillende reserves vastgesteld en is een reserve gemeentefonds ingesteld om technische onderdelen van de (tot 2023 omvangrijke) jaarlijkse resultaatbestemming te kunnen verwerken in de jaarrekening zodat de bestuurlijke behandeling en de ambtelijke voorbereiding efficiënter kan worden. De ondersteunende systemen in de P&C-cyclus worden gelijktijdig met de hiervoor genoemde ontwikkelingen ook doorontwikkeld. De overstap naar een volledig nieuwe versie van SAP in de cloud is bijvoorbeeld aanbesteed en het project voor de implementatie is inmiddels gestart. In 2024 wordt het project afgerond, zodat we in 2025 kunnen gaan werken met een versie van SAP in de cloud
8. Doorontwikkeling control
Vanuit de visie op control werken we gemeentebreed aan de verdere professionalisering van control, door zowel centraal (concerncontrol) als decentraal (businesscontrol) de focus van control expliciet te verbreden naar de strategische doelstellingen (doen we de goede dingen) en de brede bedrijfsvoering (niet alleen financieel), vanuit een gemeentebrede blik. De visie en daaraan gekoppelde uitgangspunten worden breed in de organisatie gedragen, zodat control steeds beter in positie komt. In 2023 hebben we ons gericht op een aantal doorbraakdossiers, die nodig zijn voor de gewenste doorontwikkeling. Het betreft:
- De implementatie van een geautomatiseerd en gestandaardiseerd systeem voor managementinformatie (dashboard). Voor vier organisatieonderdelen werkt het systeem, maar door digitale beperkingen is de volledige uitrol vertraagd;
- Het ontvlechten van de financieel-administratieve werkzaamheden en controltaken. De rolbeschrijvingen zijn gereed en voor de vier grootste organisatieonderdelen is de opzet van de ontvlechting uitgewerkt en de implementatie in gang gezet.
9. (Voorbereiding) rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van de jaarrekening 2023 nemen gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording over de financiële beheershandelingen op in de jaarrekening. Dit is gebaseerd op de (gewijzigde) Gemeentewet (artikel 213, lid 3 Gemeentewet). Door deze wetswijziging geeft de accountant nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Uitzondering hierop zijn de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen (als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet), hierop geeft de accountant geeft in de controleverklaring een expliciet rechtmatigheidsoordeel. De wijzigingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het Besluit begroting en verantwoording (BBV) zijn hier nog niet aangepast. Ondanks dit laatste geven we in deze jaarstukken uitvoering aan het advies van het ministerie van Binnenlandse Zaken om aan de beoogde situatie waarin ons college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de jaarrekening en de accountant het getrouwheidsoordeel geeft.
10. Cloudtransitie
De werkplek en de netwerkschijven zijn het afgelopen jaar volledig gemigreerd naar een nieuwe cloud omgeving (Microsoft Azure). Daarbij zijn de ontwikkel- en testomgevingen ten behoeve van de gemeentelijke applicaties eveneens gemigreerd.
De productieomgeving van de applicaties is gemigreerd naar het nieuwe near cloud datacenter. Als laatste activiteit hebben we vorig jaar de volledige securityomgeving vernieuwd waarmee we niet langer afhankelijk zijn van het oude netwerk en datacenter aan de Manitobadreef.
Daarmee is de volledige omgeving naar de cloud gemigreerd en worden voorbereidingen voor ontmanteling van de oude datacenters gestart. Voorbereidingen voor ontmanteling van de oude datacenters zijn gestart.
11. Common Ground
In 2023 is een aantal taakprocessen toegevoegd voor de afdeling werk en hard gewerkt aan het overzetten van formulieren naar de Common Ground oplossingen, in het eerste kwartaal van 2024 komen deze op de Utrechtse site.
Landelijk is de afstemming met andere gemeenten versterkt. Voor het landelijke programma Common Ground is met een groep gemeenten beschreven hoe de regie verder kan verbeteren.
Het huidige zaaksysteem wordt helaas niet meer ondersteund per 1-1-2024 door de leverancier. Dit maak dat we versneld over moeten naar een tussenoplossing alvorens over te stappen naar Common Ground. De voorbereiding hiertoe zijn gestart in het vierde kwartaal 2023. Met de leverancier zijn afspraken gemaakt over verlengde ondersteuning voor zo lang als nodig voor de tussenoplossing.