Wet Open overheid

• Meer informatie actief openbaar maken
• Sneller beslissen op Woo-verzoeken
• Structurele capaciteit informatiebeheer en Woo-team vergroten
• Bewustzijn van belang van openbaarheid in de organisatie vergroten

Meer informatie actief openbaar maken

De gemeente Utrecht maakt sinds 2015 uit eigen beweging al veel informatie actief openbaar naar aanleiding van een toezegging aan de raad. Daarmee loopt de gemeente vooruit op de verplichte actieve openbaarmaking van de Woo die per categorie de komende jaren in werking gaat treden. Van de 11 categorieën is dat nu al bij 8 categorieën het geval. De opgave van de gemeente zit in hoofdzaak in de 3 resterende categorieën: convenanten, schriftelijke afhandeling van klachten en beschikkingen. In 2023 zijn voorbereidingen getroffen voor het inrichten van Open Utrechts Documenten Platform waar onze bewoners, bedrijven en professionals snel en laagdrempelig documenten van de gemeente Utrecht kunnen terugvinden. Daarnaast is een inventarisatie gemaakt om inzicht te krijgen in de bewaarlocatie, de kwaliteit van het bewaarsysteem en het globaal aantal documenten. Tevens is gewerkt aan een metadata standaard die gebruikt kan worden bij het publiceren van actief openbaar te maken documenten.

Soorten Woo-verzoeken

In 2023 ontving de gemeente 1.041 Woo-verzoeken (in 2022 was dat nog 1.012). De Woo-verzoeken bestaan grofweg uit vier soorten:

1. Eenvoudige verzoeken, voornamelijk documenten uit het bouwarchief, die binnen vier weken kunnen worden afgehandeld.
2. Omvangrijke en complexe verzoeken, die binnen zes weken kunnen worden afgehandeld.
3. Zeer omvangrijke en complexe verzoeken, zodat er meer tijd nodig is dan zes weken en deelbesluiten moeten worden genomen.
4. Verzoeken om alleen aan verzoeker (dus niet openbaar voor eenieder) een kopie van een eigen dossier te verstrekken.

Het grootste deel van de Woo-verzoeken ziet op informatie van het bouwarchief en valt onder de eenvoudige verzoeken (punt 1). Het aandeel eenvoudige verzoeken daalt jaarlijks trendmatig. Het aandeel (zeer) omvangrijke en complexe verzoeken (punt 2 en 3) groeit structureel door. Van de 1041 ontvangen verzoeken waren er in 2023 417 omvangrijk en complex. Onder de Woo is een nieuw soort verzoek geïntroduceerd: het eigen dossier dat alleen verzoeker krijgt en niet voor eenieder openbaar wordt gemaakt met een besluit. Het aandeel verzoeken tot verstrekking van het eigen dossier is verdubbeld ten opzichte van 2022 en verklaart de lichte groei in het aantal verzoeken.

Er is een onderzoek gedaan om verbeteringen in het werkproces van de behandeling van Woo-verzoeken in beeld te brengen. Daarmee gaan we in 2024 verder. Daarnaast wordt ingezet op nieuwe software. De anonimiseringssoftware is vervangen door een nieuwe versie waarmee het eenvoudiger is om sets samen te stellen voor zienswijzen en interne controles. Met een pilot wordt onderzocht of nieuwe zoeksoftware kan worden ingezet om databases van bepaalde medewerkers te doorzoeken.

Halen van beslistermijn

Deze eenvoudige Woo-verzoeken handelen we binnen een halve week af (0.44). De registratie van de beslistermijn van omvangrijke en complexe Woo-verzoeken is onvoldoende exact vastgelegd. Termijnfactoren zoals een zienswijzeprocedure waardoor de beslistermijn voor 2 weken wordt geschorst (de schorsingstermijn moet in mindering worden gebracht) en afgesproken beslistermijnen buiten de zes weken termijn zijn niet vastgelegd. De algemene gemiddelde beslistermijn maakt geen onderscheid in de soorten verzoeken, is niet gecorrigeerd op de schorsingstermijn (in ongeveer 40% van de zaken is de geregistreerde termijn daardoor te hoog) en afgesproken termijnen worden niet meegeteld, omdat die niet zijn geregistreerd. Het aandeel eenvoudige verzoeken van bijna 60% drukt het algemene gemiddelde naar beneden. De registratie is louter gebaseerd op het verschil tussen ontvangst en besluit. In 170 van de 1041 gevallen was in 2023 meer dan zes weken nodig om te besluiten.

Structurele capaciteit informatiebeheer en Woo-team vergroten

De gedachte bij het digitale stadskantoor was dat de ambtenaar 2.0 alle archieftaken zelf zou vervullen. Daardoor is bij de reorganisatie uit 2013 de archiefafdeling grotendeels opgeheven. Uit onderzoeken naar de kwaliteit van de archieven blijkt echter dat de kwaliteit van de archieven niet op orde is en er behoefte is aan archiefmedewerkers op de werkvloer. In 2023 is begonnen met het werven van extra archiefmedewerkers om structureel bij organisatieonderdelen aan de slag te gaan met archieftaken. De archieftaak binnen de gemeente is op dit moment nog teveel een rol, die medewerkers deeltijd invullen. Een kwaliteitsverbetering is nodig en betekent dat de rol moet worden omgezet naar een geborgde functie. Er zijn op basis van zwaarte en taak functieprofielen opgesteld.
De capaciteit van de Woo-taken is tijdelijk uitgebreid met externe inhuur.

Bewustzijn van belang van openbaarheid in de organisatie vergroten

Over de uitvoering van de Woo en activiteiten van het programma informatie op orde wordt periodiek gecommuniceerd om het bewustzijn binnen de ambtelijke organisatie te vergroten. Daarbij gaat het ook om de implementatie van het nieuwe e-mailbeleid, feedback op constateringen in Woo-dossiers en het informeren van medewerkers over hoe het Woo-proces werkt en welke rechten ze daarbij hebben.